Los eventos corporativos permiten que se creen nexos o lazos con otras corporaciones, empresas o personas. Bien sea si deseas conseguir acuerdos nuevos o promocionar alguna marca. Por tal motivo, tu empresa podría verse beneficiada a través de la organización de eventos corporativos.
No obstante, a veces queda cuesta arriba y es difícil elegir el menú perfecto para el evento, por eso en este artículo te estaremos guiando para que puedas establecer de buena forma eventos corporativos empresariales de manera exitosa.
Sigue estos pasos para tu evento corporativo
1. Para que un evento salga a pedir de boca, se debe cumplir metas y objetivos
Puede que el objetivo del evento corporativo sea atraer contactos o ganar clientes, pero sea cual fuere el caso, el evento que realices debe estar muy alineado a tu objetivo. Estos pueden también transmitir o llevar a cabo un mensaje de una marca, un lanzamiento o generar varios vínculos. Existen distintos tipos de objetivos, basta con escoger cuáles serán y comenzar de buen pie un evento empresarial.
Es por ello, las fases de dicho evento debe resaltar el hecho de que se pueda llevar a fin termino los objetivos previamente planteados. Teniéndolo muy claro es momento de que esos objetivos sean compartidos con tu equipo empresarial.
2. Define y estudia al público objetivo
En cualquier acto de evento empresarial corporativo se debe definir a quien va dirigido el mismo. Como es lógico, debe estar arraigado al paso mencionado previamente, es decir, a los objetivos que se establezcan.
Puedes definir los posibles influencers, proveedores, clientes, entre otros. Serà una pieza clave que allanara el camino de como pronosticar un evento.
3. Es momento de que definas un presupuesto acorde a tus necesidades
Es imperativo establecer un presupuesto en la lista o menú perfecto para tu evento corporativo. Si cuentas con un equipo en el área que pueda manejar este punto del presupuesto, siéntate con ellos para definirlo de manera relativa.
Con el presupuesto ya establecido tendrás una visión más clara de lo que podrías lograr en dicho evento. Puede que en ese estudio sale a reducir que requieras apoyarte de algún empujón financiero. Una idea es que acudas a los distintos patrocinadores (si los tienes) muchos a cambio de publicidad ofrecen de forma gratuita sus productos.
4. Agenda el lugar y la fecha
No podía faltar este aspecto importante el lugar y fecha del evento. Contrastando esto, eso permitirá que todos los invitados puedan asistir al evento sin retrasos. O inclusive de la mayoría de la lista de invitados, que es lo que se requiere.
Un dato que se ha reculado en muchos eventos empresariales es el hecho de agendar tu evento de lunes a viernes. Muchas personas suelen tener más condescendencia de asistir entre semana que los fines de semana, pues son días de descanso o de compartir con familiares.
En cuanto al lugar, debes cerciorarte de que sea espacioso y que en el peor de los casos no se produzcan las infortunadas aglomeraciones. Pero cuidado, tampoco debes dejar mucho espacio en dichas instalaciones, pues da a entender que dicho evento no fue exitoso.
5. Publicita tu evento en las distintas redes sociales
En esta era digital las empresas han hecho promociones de sus eventos en las redes sociales más frecuentadas. Como Facebook, YouTube, Instaran, TikTok, entre otras, Al mismo tiempo que promocionas el evento puedes atraer la atención de otros que terminaran acudiendo. Inclusive después de terminado el evento puedes dar los agradecimientos a los asistentes por haber estado allí.
No solo eso puedes agentar un evento online o virtual para futuros eventos, eso te dará gran reconocimiento digital y aumentará de manera radical tu engagement. De hecho con las redes puedes medir cuan receptivo fue tu evento y medirlo en torno a indicadores.
6. Prepara la decoración del lugar
Es un punto que debe estar en tu lista de menú para tu evento empresarial, tener una buena iluminación. Así como alistar los regalos que darás a tus invitados, les será gratificante, pues un detalle hace la diferencia. No te olvides que cuando una persona ha decidió asistir a tu evento estás quitándoles valioso tiempo y que mejor forma que devolviéndoles ese tiempo con un detalle.
Imagina que eres un viajero que visitas un determinado país y para recordarlo lo que hace es conseguir un recuerdo o souvenir. Algo semejante suele ocurrir en estos casos si quieres que ellos se acuerden de tu evento y tu empresa. Puedes ir más allá y dejarle plasmado en ese regalo una estrecha relación con el objetivo u mensaje del evento.
7. Llena un listado de actividades o tareas a seguir como si se tratase de un guion
En todo evento corporativo no debe quedar fuera los servicios de fotografía, equipos de escenarios u audiovisuales, catering, café, entre otros. Estamos hablando de un cronograma o timing del evento, esto permite que de hecho te evites algunos posibles contratiempos.
Deberás diligenciar esas tareas a su equipo empresarial quienes tendrán la intención de cumplirlas en la mejor forma posible. De esta forma podrás tener bajo el control todo lo relacionado con tu evento, sin contratiempos.
8. Diseña una experiencia creativa y original
No repitas lo que suelen hacer muchos eventos corporativos, pon tu propio sello y que destaque la originalidad. La idea de todo es llamar la atención de tus invitados y sorprenderlos durante todo el evento. Muchas marcas famosas usan la creatividad con base a chistes o dinámicas que calan muy bien y hacen que sus asistentes queden entusiasmados.
Una de las mejores formas de saber cómo puedes hacer esto, es colocándote en la posición de sus asistentes. Imagina y piensa que tú eres uno de los invitados y resalta las cosas que te gustaría escuchar y ver. Para que al final encuentres esa estrategia creativa que impacte a tu público objetivo.
La clave de ese menú consiste en llevar a cabo cada uno de estos pasos, si todo sale como se planificó, puede que tu evento sea muy exitoso.
9. Prepara en concordancia con tu objetivo las invitaciones
Las invitaciones bien persuasivas, enmarcadas en los objetivos y sobre todo los valores corporativos podrían ser efectivas al momento de enviarlas. La expectación es fundamental a la hora de llamar la atención de tus invitados o posibles invitados.
10. Crea un plan de contingencia o plan B
Todo plan de trabajo así como un evento corporativo debería tener bajo la manga un plan B o un plan de contingencia. Es una excelente forma de allanar los posibles imprevistos con un plan de prevención. Por darte un ejemplo en muchos países suelen cortar la electricidad sin previo aviso, pero ya han creado planes de contingencia en caso de estos imprevistos.
Un cliente disgustado no es buena señal, más aún si se da cuenta qué ante estos casos no tienes un plan B para confrontar esos feos imprevistos. Lo peor que puedes hacer es cancelar a última hora el evento, correrás el riesgo de tener una mala reseña de tus invitados y terminarán yéndose.
De esta manera, te hemos compartido una decena de consejos que debes considerar a la hora de organizar un evento corporativo u empresarial. Practícalos y danos tu experiencia en torno a cómo sucedieron los hechos relacionados con tu corporación, recuerda esta frase ¡Una persona prevenida vale por 1000!